Datenschutzinformation für die Webseite

Datenschutzinformation für Geschäftspartner

gem. Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Ausschließlich aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Vorbemerkung

Mit dieser Datenschutzinformation informieren wir, die Pohl Consulting Team GmbH mit Sitz in der Mengeringhäuser Straße 15, 34454 Bad Arolsen (nachfolgend auch „PCT“, „wir“ oder „uns“), unsere Geschäftspartner über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und die ihnen als Betroffene der Datenverarbeitung nach den Datenschutzbestimmungen zustehenden Rechte.

Betroffene unserer Datenverarbeitungstätigkeiten und Adressaten dieser Datenschutzinformation sind mit Hinblick auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten insbesondere die Beschäftigten unserer (potenziellen) Geschäftspartner, unserer (potenziellen) Projekt-, Kooperations- und Vertragspartner, unserer (potenziellen) Dienstleister, Lieferanten sowie sonstiger Unternehmen, die mit uns interagieren (nachfolgend auch „Geschäftspartner“ oder „Betroffene“)

Personenbezogene Daten, die die PCT im Auftrag eines Verantwortlichen verarbeitet, sind nicht Bestandteil dieser Datenschutzinformation.

1.Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

Name:                   Pohl Consulting Team GmbH

Adresse:               Mengeringhäuser Str. 15, 34454 Bad Arolsen

E-Mail:                  info@pct.eu

Telefon:                +49 5691 8900 501

Fax:                      +49 5691 8900 44

Geschäftsführer:    Siehe Handelsregisterauszug unter 4 b) (HRB 1657, abrufbar unter www.handelsregister.de)

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter der o.g. Adresse mit dem Zusatz „z. Hd. Datenschutzbeauftragter“ sowie per E-Mail unter: datenschutz@pct.eu.

2.Welche Daten nutzen wir und wie erheben wir diese?

Wir verarbeiten hauptsächlich diejenigen Daten, die wir im Zusammenhang mit der Begründung, Durchführung und/oder Beendigung der Geschäftsbeziehung direkt von Ihnen (z. B. im Rahmen einer Angebotsanfrage, Auftragserteilung oder Vertragsbeziehung sowie durch sonstige Kontaktaufnahme über unsere Webseite, per E-Mail oder Telefon, bei Messen oder vergleichbaren Veranstaltungen) erhalten.

Insofern wir Daten über einen Dritten (z.B. über einen Kollegen der betroffenen Person, der diese als Ansprechpartner nennt), teilen wir die Quelle bei der ersten Kommunikation mit.

Darüber hinaus verarbeiten wir – soweit erforderlich – personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handels- und Vereinsregister, Presse, Internet) zulässigerweise gewinnen oder die uns von anderen Unternehmen unserer Gruppenmitglieder oder von sonstigen Dritten (z. B. einer Kreditauskunftei) berechtigt übermittelt werden.

Zu den von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zählen:

• Personen-/Kontaktdaten (z. B. Anrede, Vorname, Nachname, ggf. Firma, (Firmen-)Adresse, (Mobil-)Telefonnummer, Telefax, E-Mail, Beruf, Position, Titel, akademischer Grad)
• Bei Mandatsträgern: Informationen zum Mandat, Handelsregistereintrag, Geburtsdatum, private Adresse
• Teilnahmedaten an konzerninternen Veranstaltungen
• Aufzeichnungen zu Geschäftsvorgängen, Geschäftspartnerhistorie, Projektdetails sowie Kommunikationsdaten im Zusammenhang mit Korrespondenz (E-Mails, Briefverkehr, Telefonate)
• Vertrags- und Abrechnungsdaten (z. B. Bankverbindung, ggf. Kreditkarteninformationen, Steuer-Nummer/USt-Id., Rechnungsdaten, Auftragsdaten)
• Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z.B. Umsatzdaten im Zahlungs-
• verkehr)
• Legitimationsdaten (z. B. Ausweispapiere) und Authentifikationsdaten (z. B. Unterschriftenprobe)
• Informationen über Ihre finanzielle Situation (z.B. Bonitätsdaten)
• Informationen, aus öffentlich verfügbaren Quellen und Informationsdatenbanken (z. B. Handelsregisterauszug)
• Marketinginformationen (Kontakt- und Produktpräferenzen)
• Je nach Geschäftsgegenstand ggf. auch Benutzerkennungen für geschützte Bereiche auf Systemen
• Sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten

3.Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unter Beachtung der Datenschutzgesetze, insbesondere der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

3. a) Aufgrund einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogen Daten für bestimmte Zwecke gegeben haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO uns gegenüber erteilt wurden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt, Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Verarbeitungen auf Basis Ihrer Einwilligung erfolgen z. B. zur Durchführung von Kundenbefragungen, Marketingkampagnen, Marktanalysen, Gewinnspielen, Wettbewerben oder ähnlichen Aktionen und Events oder zum Versand von Newslettern.

Es kann vorkommen, dass wir zu einem späteren Zeitpunkt weitere Daten von Ihnen erheben bzw. auf andere Weise nutzen möchten. Sollte dieser Fall eintreten, werden wir Sie um Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a i. V. m. Art. 7 DSGVO bitten und Sie entsprechend informieren. Sofern Sie uns diese Einwilligung erteilen, kann diese jederzeit formlos widerrufen werden.

3. b) Im Rahmen der Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in erster Linie zur Begründung, Durchführung und Beendigung der Geschäftsbeziehung, mithin zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen und der Erbringung der damit zusammenhängenden Leistungen oder im Rahmen einer entsprechenden Vertragsanbahnung z.B. für Vertragsverhandlungen, zur Angebotserstellung oder für den elektronischen Zahlungsverkehr mittels z.B. Online-Banking oder PayPal zum Ausgleich von Verbindlichkeiten. Die konkreten Zwecke richten sich hierbei nach der jeweiligen Leistung oder dem Produkt, auf welches sich die Geschäftsbeziehung oder die Vertragsanbahnung bezieht.

3.c) Zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO)

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen z. B. zur Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten, zur Erfüllung von gesellschafts-, datenschutz- und zivilrechtlicher Verpflichtungen, bei Prüfungen durch Behörden und zur Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Darüber hinaus kann die Offenlegung personenbezogener Daten aufgrund von behördlichen bzw. gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich werden.

3.d) Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO)

Soweit notwendig verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unserer Geschäftsbeziehungen aufgrund einer Interessenabwägung, wonach die Verarbeitung zulässig ist, wenn sie zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder von Dritten erforderlich ist und Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, nicht überwiegen. Dies betrifft:

• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
• Maßnahmen für die Optimierung unserer Geschäftsprozesse wie z.B. das Führen einer Lieferanten- oder einer „Customer-Relationship-Management“-Datenbank;
• Maßnahmen zur Gewährleistung der Betriebssicherheit und zur Geschäftssteuerung;
• Gebäude- und Anlagesicherheitsmaßnahmen, Objekt- und Diebstahlschutz durch Zugangs- und Zutrittskontrolle
• Maßnahmen zur Sicherstellung und Wahrung des Hausrechts, zur Sammlung von Beweismitteln bei Überfällen
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebes
• Prüfung der Bonität über entsprechende Auskunfteien zur Einschätzung eines Ausfallrisikos bei Geschäftsbeziehungen
• Für die eingeschränkte Speicherung Ihrer Daten, falls eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist.
• interne Verwaltungszwecke
• Maßnahmen zur Verbesserung unserer internen Geschäftsprozesse und zur Produktoptimierung
• Durchführung von Audits und Unternehmenskontrollen
• Verwalten und verwenden von Kunden-, Anbieter- und Geschäftspartnerverzeichnisse

4.Inwiefern führt die PCT Risikoprüfungen durch und arbeitet mit Auskunfteien zusammen?

Die PCT führt ggf. vor Vertragsabschluss eine Risikoprüfung durch, wenn sie Leistungen erbringen soll, die erst später vergütet werden. Zweck ist, sich vor Zahlungsausfällen zu schützen. Zur Prüfung verwenden wir Daten zu Ihrer Person und Zahlungserfahrungen aus bestehenden Verträgen. Dabei handelt es sich um Angaben wie Name, Adresse, Geburtsdatum und Kundennummer, die Laufzeit Ihrer Verträge, Ihre Auftragshistorie, Zahlungsabwicklungen und Umsatzzahlen. Sollten Informationen unseres Konzerns für eine Prüfung nicht ausreichen, holen wir auch Auskünfte von Auskunfteien und Inkassounternehmen ein. Dazu übermitteln wir an diese Namen, Adresse, Geburtsdatum und IBAN. Falls wir Daten von Auskunfteien oder Inkassounternehmen erhalten, nutzen wir im Bedarfsfall zusätzlich das Scoring. Dabei wird die Wahrscheinlichkeit berechnet, mit der ein Kunde seinen Zahlungsverpflichtungen vertragsgemäß nachkommen wird. Das Scoring beruht auf einem mathematisch-statistisch anerkannten und bewährten Verfahren. Das Ergebnis der Risikoprüfung speichern wir für ein Jahr.

Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Mit folgenden Wirtschaftsauskunfteien arbeiten wir zusammen:

Creditreform Kassel / Fulda Schlegel & Busold KG.

5.Wer bekommt Ihre Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens haben grundsätzlich nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Begründung, Durchführung und Beendigung unserer Geschäftsbeziehung bzw. zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten sowie zur Durchführung unserer internen Prozesse brauchen (z.B. Vertrieb, Einkauf, Logistik, Finanzbuchhaltung). Dabei kann es sich auch um mehrere Abteilungen in unserem Hause handeln, abhängig davon, welche Leistungen oder Produkte Sie von uns beziehen. Weiterhin hat unsere IT-Abteilung zur ausschließlich technischen Verarbeitung Zugriff auf Ihre Daten.

Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen, können im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO zu diesem Zweck Daten von Ihnen erhalten.

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer Aufträge oder zur Vertragserfüllung ist es zum Teil erforderlich, dass wir bestimmte Daten an unsere entsprechenden Lieferanten, Hersteller oder Distributoren oder übermitteln, die ihren Sitz in Deutschland, dem europäischen Ausland bzw. dem europäischen Wirtschaftsraum haben. Dabei handelt es sich z. B. um Ihren Namen, ggf. Ihren Vornamen und Ihre Organisationszugehörigkeit sowie Ihre Kontaktdaten in Ihrer Organisation.

Insofern ein elektronischer Zahlungsverkehr stattfindet, um gegebenenfalls noch beleghaft eingereichte Zahlungsaufträge auf EDV- Medien zu erfassen und den Verrechnungsverkehr zwischen den Kreditinstituten oder Zahlungsdienstleistern im beleglosen Datenträgeraustauschverfahren abzuwickeln, erhalten die zuständigen Mitarbeiter/Abteilungen im Unternehmen (Buchhaltung), das zuständige Geldinstitut oder div. Zahlungsdienstleister wie PayPal Ihre dazu erforderlichen Daten.

Eine Datenweitergabe außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erfordern oder Sie eingewilligt haben.  So müssen wir z.B. unter Umständen im Rahmen unserer gesetzlichen Verpflichtungen bestimmte Daten gegenüber entsprechend berechtigten (öffentlichen) Stellen und Institutionen wie der Finanzbehörde offenlegen.

6.Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich innerhalb Deutschlands, der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) verarbeitet, wo die Bestimmungen der DSGVO gelten. Eine Datenübermittlung an Länder, Staaten oder internationale Organisationen außerhalb des EWR („Drittstaat“) findet i. d. R. nicht statt.

Insofern jedoch einer unserer Dienstleister oder die Dienstleister ggf. ebenfalls Dienstleister nutzen, die ihren Firmensitz, Mutterkonzern oder Rechenzentren in einem Drittstaat haben, übermittelt die PCT Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise in ein sogenanntes Drittland, in dem die DSGVO-Bestimmungen nicht gelten. Eine Datenübermittlung in Drittstaaten ist in solchen Fällen zulässig, soweit:

• die Europäische Kommission entschieden hat, dass ein solcher Drittstaat bereits ein angemessenes Datenschutzniveau (Art. 45 DSGVO) bietet;
• die PCT angemessene Garantien bzw. Schutzmaßnahmen mit dem Dienstleister bzw. Auftragsverarbeiter ergreift, z. B. durch den Abschluss DSGVO-konformer sogenannter „Standardvertragsklauseln“, einschließlich - je nach Fall - ergänzender Klauseln, die zusätzliche Schutzmaßnahmen enthalten und durchsetzbare Rechte und wirksame Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen. In einem solchen Fall haben Sie das Recht, eine Kopie der Standardvertragsklauseln anzufordern. Diese können Sie bei uns unter den in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten anfordern;
• Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben, nachdem Sie über die für Sie bestehenden möglichen Risiken derartiger Datenübermittlungen ohne Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses und ohne geeignete Garantien unterrichtet wurden;
• die Übermittlung für die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und uns oder zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen auf Antrag von Ihnen erforderlich ist;
• die Übermittlung zum Abschluss oder zur Erfüllung eines in Ihrem Interesse von uns mit einer anderen natürlichen oder juristischen Person geschlossenen Vertrags erforderlich ist; oder
• die Übermittlung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Ein Beispiel hierfür ist unsere Nutzung von Microsoft 365 als unternehmensweites Kommunikationssystem. Zwar betreibt Microsoft auch Server innerhalb von Deutschland und der EU, die auch gewöhnlich für die Speicherung der Daten verwendet werden, es kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass Ihre Daten in diesem Zusammenhang in ein Drittland (z. B. die USA) weitergegeben und dort verarbeitet werden.

Microsoft verarbeitet personenbezogene Daten auf Basis eines Vertrages bzw. deren Online Service Terms. Wir haben mit Microsoft einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit Standardvertragsklauseln zur Wahrung eines angemessenen Datenschutzniveaus abgeschlossen. Bitte nehmen Sie bei Bedarf für weitere Informationen dazu gerne Kontakt mit uns unter den oben genannten Kontaktdaten auf.

Wir haben mit all unseren derartigen Dienstleistern entsprechende Verträge geschlossen und zudem vertraglich vereinbart, dass auch mit deren Vertragspartnern immer Garantien zum Datenschutz unter Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus bestehen müssen. Auf Anfrage stellen wir Ihnen eine Kopie dieser Garantien zur Verfügung.

7.Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre Daten solange es zur Erfüllung der unter Abschnitt 3 genannten Zwecke erforderlich ist und solange dies für Begründung, Durchführung und Beendigung unserer Geschäftsbeziehung bzw. für die Erfüllung unserer (vor-)vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass viele unserer Geschäftsbeziehungen langfristig ausgerichtet sind. Sind die Daten für diese vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht bzw. vernichtet, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:

• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. ergeben können aus: Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO), Geldwäschegesetz (GwG). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel zwei bis zehn Jahre. Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen beispielsweise bei Buchungsbelegen zehn Jahre und bei Handels- oder Geschäftsbriefen sechs Jahre.
• Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.

Sofern die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse von uns oder einem Dritten erfolgt, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sobald dieses Interesse nicht mehr besteht und sofern dem keine Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten entgegenstehen.

Personenbezogene Daten, die auf Basis von Einwilligungen erhoben wurden, werden bis zum Widerruf der Einwilligung verarbeitet. Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

Durch fortlaufende Aktualisierungs- und Berichtigungsprozesse werden unrichtige und nicht aktuelle Datensätze (insbesondere Kontaktdaten und Projektbeteiligte) mindestens einmal pro Jahr gelöscht, so dass nur die uns bekannten, korrekten Datensätze verarbeitet werden.

8.Welche Rechte haben Sie?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist „Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit“ Postfach 31 63, 65021 Wiesbaden, T +49 611 1408 0.

Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen für die Zukunft zu widerrufen. Nicht davon betroffen sind Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (s. Abschnitt 7).

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie darüber hinaus gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es bestehen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.

Um Ihre Rechte geltend zu machen oder sofern Sie weitere Fragen zur Datenverarbeitung haben, können Sie sich unter den in Abschnitt 1 dieser Datenschutzinformation angegebenen Kontaktdaten an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

9.Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, diese Daten bereitzustellen.

Sofern Sie jedoch mit uns in direkter Geschäftsbeziehung stehen, müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind.

Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

Sofern es sich um eine Geschäftsbeziehung mit einem von Ihnen uns gegenüber vertretenen Unternehmen handelt, müssen Sie uns diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Vertretung / Bevollmächtigung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind. Ohne diese Daten müssen wir Sie in der Regel als Vertretungsberechtigten / Bevollmächtigten ablehnen bzw. müssen eine bestehende Vertretungsberechtigung / Bevollmächtigung aufheben.

10.Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling statt?

Zur Begründung, Durchführung und Beendigung der Geschäftsbeziehung nutzen wir keine automatische Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Ein Profiling findet bei uns grundsätzlich ebenfalls nicht statt.

Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Datenschutzinformation für Bewerber

gem. Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Ausschließlich aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Sehr geehrter Bewerber,

wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Gemäß den datenschutzrechtlichen Vorgaben, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung, möchten wir Sie im Folgenden über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Pohl Consulting Team GmbH mit Sitz in der Mengeringhäuser Straße 15, 34454 Bad Arolsen (nachfolgend auch „PCT“, „wir“ oder „uns“) im Rahmen des Bewerbungsprozesses und Ihre diesbezüglichen Rechte informieren.

1.Verantwortliche für die Datenverarbeitung & Datenschutzbeauftragter

1.1     Gemeinsam Verantwortliche für die Datenverarbeitung sind

1.2  Datenschutzbeauftragter

2. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit anwendbaren Gesetzen, vor allem der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“), und dem Bundesdatenschutzgesetz („BDSG“), gestützt unter anderem auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

• Für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses: Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten vornehmlich zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b).
• Zur Wahrung berechtigter Interessen: Teilweise verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren. Ein berechtigtes Interesse besteht etwa dann, wenn Ihre personenbezogenen Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (z. B. Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen im Rahmen der Beweispflicht in einem Verfahren nach dem allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG)) erforderlich sind (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO).
• Auf Grundlage Ihrer Einwilligung: Sie können uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke, etwa zur Berücksichtigung Ihrer personenbezogenen Daten und Bewerbung für weitere relevante offene Stellen in der Zukunft, erteilen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a, Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (s. Abschnitt 8 dieser Datenschutzinformation).
• Für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses: Kommt es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns, werden wir die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, soweit dies für die Anbahnung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus einem Gesetz ergebenden Rechte und Pflichten erforderlich ist.

3.  Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten nur solche Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung und einem Vorstellungsgespräch stehen. Diese können unter anderem die folgenden personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien betreffen:

• Personenbezogene Angaben und Kontaktinformationen, wie z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum und -ort, Geschlecht, Ehestand und Staatsangehörigkeit, Visa und Arbeitserlaubnis (soweit erforderlich), Bankverbindung (zur Erstattung von Reisekosten), interne Aufzeichnungen über das Vorstellungsgespräch;
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten, wie z. B. Angaben zum Familienstand, die Rückschlüsse über Ihre sexuelle Orientierung erlauben können; Angaben zu Ihrer Gesundheit wie etwa Schwerbehindertenstatus; Fotos, die Rückschlüsse auf Ihre ethnische Herkunft und ggf. Ihre Sehkraft und/oder Religion erlauben;
• Ausbildungs-, Leistungs- und Beschäftigungsdaten, wie z. B. Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Schulausbildung, Angaben zur beruflichen Weiterbildung, Zeugnisse;
• Sonstige Bewerbungsunterlagen, wie z. B. Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Foto;
• Sowie ggf. weitere Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung und im Vorstellungsgespräch übermitteln.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Bewerbungsprozessen erfolgt freiwillig. Wir können eine Entscheidung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses jedoch nur treffen bzw. ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen nur begründen, sofern Sie solche personenbezogenen Daten angeben, die zur Durchführung der Bewerbung erforderlich sind.

4. Quellen der personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Kontaktaufnahme bzw. Ihrer Bewerbung von Ihnen per Post, E-Mail oder über unser Bewerberportal unter der URL https://www.pct.eu/stellenangebote.html oder dem Bewerberportal unter der URL https://www.gbc-gruppe.com/karriere erhalten. In bestimmten Fällen erheben wir personenbezogene Daten über Dritte, insbesondere über berufliche Netzwerke wie LinkedIn oder Xing und über Personalvermittler.

5. Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der (vor)vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.

Weiterhin werden Ihre Daten im Rahmen der gemeinsamen Verantwortung im Bedarfsfall innerhalb unserer Unternehmensgruppe weitergegeben. Detaillierte Informationen dazu finden Sie in Anlage 1.

Gegebenenfalls nutzen wir Dienstleister für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (wie etwa für unser Bewerbermanagementsystem, IT-Dienstleister und Rechenzentren), wobei Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich in unserem Auftrag und auf Basis datenschutzrechtlicher Vereinbarungen verarbeitet werden.  Für weitere Informationen können Sie sich gerne an uns wenden.

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb der PCT erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist oder uns Ihre Einwilligung vorliegt.

6. Übermittlungen in ein Drittland

Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich innerhalb Deutschlands, der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) verarbeitet, wo die Bestimmungen der DSGVO gelten. Eine Datenübermittlung an Länder, Staaten oder internationale Organisationen außerhalb des EWR („Drittstaat“) findet i. d. R. nicht statt.

Insofern jedoch einer unserer Dienstleister oder die Dienstleister ggf. ebenfalls Dienstleister nutzen, die ihren Firmensitz, Mutterkonzern oder Rechenzentren in einem Drittstaat haben, übermittelt die PCT Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise in ein sogenanntes Drittland, in dem die DSGVO-Bestimmungen nicht gelten. Eine Datenübermittlung in Drittstaaten ist in solchen Fällen zulässig, soweit:

• die Europäische Kommission entschieden hat, dass ein solcher Drittstaat bereits ein angemessenes Datenschutzniveau (Art. 45 DSGVO) bietet;
• die PCT angemessene Garantien bzw. Schutzmaßnahmen mit dem Dienstleister bzw. Auftragsverarbeiter ergreift, z. B. durch den Abschluss DSGVO-konformer sogenannter „Standardvertragsklauseln“, einschließlich - je nach Fall - ergänzender Klauseln, die zusätzliche Schutzmaßnahmen enthalten und durchsetzbare Rechte und wirksame Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen. In einem solchen Fall haben Sie das Recht, eine Kopie der Standardvertragsklauseln anzufordern. Diese können Sie bei uns unter den in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten anfordern;
• Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben, nachdem Sie über die für Sie bestehenden möglichen Risiken derartiger Datenübermittlungen ohne Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses und ohne geeignete Garantien unterrichtet wurden;
• die Übermittlung für die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und uns oder zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen auf Antrag von Ihnen erforderlich ist;
• die Übermittlung zum Abschluss oder zur Erfüllung eines in Ihrem Interesse von uns mit einer anderen natürlichen oder juristischen Person geschlossenen Vertrags erforderlich ist; oder
• die Übermittlung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Ein Beispiel hierfür ist unsere Nutzung von Microsoft 365 als unternehmensweites Kommunikationssystem. Zwar betreibt Microsoft auch Server innerhalb von Deutschland und der EU, die auch gewöhnlich für die Speicherung der Daten verwendet werden, es kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass Ihre Daten in diesem Zusammenhang in ein Drittland (z. B. die USA) weitergegeben und dort verarbeitet werden.

Microsoft verarbeitet personenbezogene Daten auf Basis eines Vertrages bzw. deren Online Service Terms. Wir haben mit Microsoft einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit Standardvertragsklauseln zur Wahrung eines angemessenen Datenschutzniveaus abgeschlossen. Bitte nehmen Sie bei Bedarf für weitere Informationen dazu gerne Kontakt mit uns unter den oben genannten Kontaktdaten auf.

Wir haben mit all unseren derartigen Dienstleistern entsprechende Verträge geschlossen und zudem vertraglich vereinbart, dass auch mit deren Vertragspartnern immer Garantien zum Datenschutz unter Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus bestehen müssen. Auf Anfrage stellen wir Ihnen eine Kopie dieser Garantien zur Verfügung.

7. Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungs-, Ausbildungs- oder Praktikantenverhältnis, speichern wir Ihre Daten, solange diese für die Erbringung des damit verbundenen Arbeitsverhältnisses erforderlich sind.

Sollten wir Sie nicht für die Besetzung einer Stelle berücksichtigen können, werden Ihre personenbezogenen Daten bzw. Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (nach der Bekanntgabe der Absageentscheidung) gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung rechtlich erforderlich oder zulässig ist. Wir unterliegen verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch sowie aus arbeitsrechtlichen Vorschriften ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen fünf (5) bis zehn (10) Jahre. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei (3) Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig (30) Jahre betragen können. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus nur, soweit dies gesetzlich oder im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen für die Dauer eines Rechtsstreits erforderlich ist.

Insofern Sie uns Ihre Einwilligung zur Speicherung Ihrer Bewerbung in unserem Talentpool nicht schon vorab erteilt haben, erhalten Sie gegebenenfalls im Anschluss an das Bewerbungsverfahren eine Einladung zur Aufnahme Ihrer Daten in unseren Talentpool. Dies erlaubt uns, Sie auch in Zukunft bei passenden Vakanzen bei unserer Bewerberauswahl zu berücksichtigen. Liegt uns eine entsprechende Einwilligung Ihrerseits vor, werden wir Ihre Bewerbungsdaten für 6 Monate ab Erteilung Ihrer Einwilligung in unserem Talentpool gespeichert und danach entsprechend gelöscht

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.

Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen für die Zukunft zu widerrufen. Nicht davon betroffen sind Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (s. Ziffer 7 dieser Datenschutzinformation).

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie darüber hinaus gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es bestehen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.

Um Ihre Rechte geltend zu machen oder sofern Sie weitere Fragen zur Datenverarbeitung haben, können Sie sich unter den in Abschnitt 1 angegebenen Kontaktdaten an uns wenden.

9. Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Für den Bewerbungsprozess und Anbahnung des Beschäftigungsverhältnisses nutzen wir keine automatische Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Ein Profiling findet bei uns grundsätzlich ebenfalls nicht statt.

Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

10. Änderungen an diesen Datenschutzinformationen

Die PCT behält sich das Recht vor, diese Datenschutzinformationen jederzeit zu ändern.

Anlagen

Anlage 1: Datenschutzinformation zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 Abs. 2 DSGVO

Anlage 2: Verantwortliche B

Anlage 1: Datenschutzinformation zur gemeinsamen Verantwortlichkeit

gem. Art. 26 Abs. 2 DSGVO

1. Präambel

Zwischen den Verantwortlichen besteht im Bereich Bewerbungen eine Zusammenarbeit gem. Art. 26 DSGVO in Verbindung mit Art. 4 Nr. 7 DSGVO (Zusammenarbeit zweier oder mehrerer Verantwortlicher bei der Verarbeitung personenbezogener Daten). Da es im Rahmen dieser Zusammenarbeit möglich oder notwendig ist, dass die gemeinsam Verantwortlichen Zugriff auf ihre personenbezogenen Daten erhalten, sind diese bezüglich der nachfolgend beschriebenen Prozesse gemeinsam für den Schutz ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich. Nachfolgend werden weiterhin die wesentlichen Inhalte der Vereinbarung zwischen den Verantwortlichen zur Erfüllung ihrer Pflichten gemäß der DSGVO dargestellt.

2. Allgemeine Angaben

2.1 Gemeinsam Verantwortliche

2.2 Zwecke und Beschreibung der Verarbeitung

Zweck der Datenverarbeitung ist die Besetzung offener Stellen bei allen Verantwortlichen durch ein koordiniertes Bewerbungsmanagement. Die Bewerberdaten dienen der Beurteilung der Eignung und werden benötigt, um über die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch zu entscheiden.

Es werden Bewerberdaten von allen Parteien gemeinsam verarbeitet, um möglichst viele Synergien zu nutzen. So werden auch gemeinsame Kampagnen durchgeführt, auf deren Ergebnisse in Form der gewonnenen Bewerberdaten gemeinsam zugegriffen wird.

Die Bewerbungen gehen entweder auf dem Postweg, per E-Mail oder über die Homepage bei den jeweils Verantwortlichen, bzw. über das zentrale Bewerbungsportal unter https://www.gbc-gruppe.com/karriere ein. Bei eventuellen telefonischen Bewerbungen werden die Bewerber aufgefordert, einen der zuvor beschriebenen Wege zu verwenden. Im Fall der Papierform wird die Post durch das Office-Management geöffnet, mit einem Eingangsstempel versehen, eingescannt und in das Bewerbermanagementtool eingepflegt. Bei Online-Bewerbungen wird bereits im ersten Übermittlungsprozess die Bestätigung der Kenntnisnahme der bereitgestellten Datenschutzerklärung, sowie der Information zur Weitergabe der Daten innerhalb der GBC-Gruppe und Partnern eingeholt. Die Daten werden größtenteils automatisiert erhoben bzw. durch Mitarbeiter im jeweiligen Bewerbungsmanagementsystem eingegeben. Hierbei wird als Tool eine entsprechende Anwendung eingesetzt. Die Daten werden dem jeweiligen Verantwortlichen zur Verfügung gestellt und von diesem bearbeitet. Im Fall einer negativen Entscheidung wird der Bewerber sofort unterrichtet. In einem positiven Fall wird mit dem Bewerber zunächst ein Gespräch über eine Videokonferenz gesucht. Im weiteren Verlauf wird der Bewerber zu einem persönlichen Gespräch eingeladen. Führt dieses zur Einstellung, werden die Bewerbungsunterlagen in einen Personalstamm eingebracht. Elektronische Bewerbungen werden über ein dafür eigenes Email-Postfach abgewickelt. Das weitere Verfahren ist identisch zum Postweg. In beiden Fällen werden die elektronischen Daten nach sechs (6) Monaten gelöscht, außer es liegt das Einverständnis des Bewerbers für eine längere Speicherung im Bewerberpool vor.

3. Betroffene Personengruppen

Betroffene Personengruppen der Verantwortlichen A und B sind Bewerber.

4. Kategorien von personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten nur solche Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung und einem Vorstellungsgespräch stehen. Diese können unter anderem die folgenden personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien betreffen:

• Personenbezogene Angaben und Kontaktinformationen, wie z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum und -ort, Geschlecht, Ehestand und Staatsangehörigkeit, Visa und Arbeitserlaubnis (soweit erforderlich), Bankverbindung (zur Erstattung von Reisekosten), interne Aufzeichnungen über das Vorstellungsgespräch;
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten, wie z. B. Angaben zum Familienstand, die Rückschlüsse über Ihre sexuelle Orientierung erlauben können; Angaben zu Ihrer Gesundheit wie etwa Schwerbehindertenstatus; Fotos, die Rückschlüsse auf Ihre ethnische Herkunft und ggf. Ihre Sehkraft und/oder Religion erlauben;
• Ausbildungs-, Leistungs- und Beschäftigungsdaten, wie z. B. Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Schulausbildung, Angaben zur beruflichen Weiterbildung, Zeugnisse;
• Sonstige Bewerbungsunterlagen, wie z. B. Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Foto;
• Sowie ggf. weitere Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung und im Vorstellungsgespräch übermitteln.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Bewerbungsprozessen erfolgt freiwillig. Wir können eine Entscheidung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses jedoch nur treffen bzw. ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen nur begründen, sofern Sie solche personenbezogenen Daten angeben, die zur Durchführung der Bewerbung erforderlich sind.

5. Gemeinsame Verantwortlichkeit und Zuordnung der Zuständigkeiten bei Prozessabschnitten

Auch wenn eine gemeinsame Verantwortlichkeit besteht, haben die Verantwortlichen die datenschutzrechtlichen Pflichten entsprechend ihrer jeweiligen Zuständigkeit für die einzelnen, nachfolgend dargestellten, Prozessabschnitte zu erfüllen.

5.1 Im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit ist der Verantwortliche A für die Verarbeitung personenbezogener Daten bei den folgenden Prozessabschnitten zuständig:

• Erhebung der Daten: Erhebung der jeweils projektbezogenen personenbezogenen Daten der entsprechenden Betroffenengruppen; Informationspflichten gem. Art. 13, 14 und 26 Abs. 2 Satz 2 DSGVO.
• Speicherung der Daten: Speicherung der Daten im Bewerbermanagement-System bzw. in eigenen Datenspeichern.
• Verarbeitung / Nutzung der Daten: Erfassung und Bearbeitung der oben benannten Daten im Bewerbungsmanagement-System, Ggf. Weitergabe der Daten an die entsprechenden Verantwortlichen. Im Einstellungsfall: Weitergabe der Daten an die HR-Abteilung. Ausdrucken, Kopieren, Archivieren, Löschen und Vernichten der Daten und Unterlagen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

5.2 Im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit ist der Verantwortliche B für die Verarbeitung personenbezogener Daten bei den folgenden Prozessabschnitten zuständig:

• Erhebung der Daten: Erhebung der jeweils projektbezogenen personenbezogenen Daten der entsprechenden Betroffenengruppen; Informationspflichten gem. Art. 13, 14 und 26 Abs. 2 Satz 2 DSGVO.
• Speicherung der Daten: Speicherung der Daten im Bewerbermanagement-System bzw. in eigenen Datenspeichern.
• Verarbeitung / Nutzung der Daten: Erfassung und Bearbeitung der oben benannten Daten im Bewerbungsmanagement-System. Ggf. Weitergabe der Daten an die entsprechenden Verantwortlichen. Im Einstellungsfall: Weitergabe der Daten an die HR-Abteilung. Ausdrucken, Kopieren, Archivieren, Löschen und Vernichten der Daten und Unterlagen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

5.3 Für die nachfolgend dargestellten Prozessabschnitte sind die Verantwortlichen gemeinsam zuständig:

• Festlegung des Zweckes der Datenverarbeitung (DV), Festlegung der betroffenen Kategorien personenbezogener Daten, Gewährleistung der Betroffenenrechte gemäß Art. 15, 16, 17, 18, 19, 20 und 21 DSGVO, Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 DSGVO, Risikobewertung und (falls erforderlich) Durchführung von Datenschutzfolgeabschätzungen (DSFA) gemäß Art. 35 DSGVO, sowie Abstimmung mit den Aufsichtsbehörden, Bewertung und Überwachung von Auftragsverarbeitern gemäß Art. 28 DSGVO, Bereitstellung und Dokumentation von Verarbeitungsverzeichnissen (VVZ) gemäß Art. 30 DSGVO, Bewertung und Kommunikation bei Datenschutzverletzungen gemäß Art. 33, 34 DSGVO.

6. Vereinbarungen der Verantwortlichen bzgl. ihrer datenschutzrechtlichen Pflichten

6.1 Informationspflichten gemäß Art. 13 und 14 DSGVO

Entsprechend den vertraglichen Vereinbarungen stellen die Verantwortlichen den betroffenen Personen die gemäß Art. 13 und 14 DSGVO erforderlichen Informationen in transparenter und leicht verständlicher Form zur Verfügung. Hierbei lässt jeder Verantwortliche dem anderen Verantwortlichen sämtliche dafür notwendigen Informationen aus seinem Wirkungsbereich zukommen.

6.2 Anlaufstelle für die Geltendmachung von Betroffenenrechten gemäß DSGVO

Die Verantwortlichen können eine Anlaufstelle benennen, an die sich Betroffene wenden können, um ihre Rechte gemäß der DSGVO geltend zu machen. Unabhängig von dieser Vereinbarung können betroffene Personen ihre Rechte gemäß Art. 26 Absatz 3 DSGVO grundsätzlich immer gegenüber jedem der Verantwortlichen geltend machen. Die Verantwortlichen informieren sich unverzüglich gegenseitig über von Betroffenen geltend gemachten Ansprüche, und stellen einander alle für die Bearbeitung notwendigen Informationen zur Verfügung.

6.3  Technische und organisatorische Maßnahmen

Die Verantwortlichen haben vereinbart, alle gesetzlichen Vorgaben gemäß Art. 32 DSGVO mithilfe von geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zu erfüllen, um ein angemessenes Schutzniveau für die Verarbeitung personenbezogenen Daten gewährleisten zu können.

6.4 Weitere datenschutzrechtliche Verpflichtungen gemäß DSGVO

Die Verantwortlichen haben sich verpflichtet, sich gegenseitig bei der Einhaltung der vertraglich vereinbarten Festlegungen sowie aller anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen gegenseitig zu unterstützen und entsprechend abzustimmen. Insbesondere betrifft dies die folgenden Bereiche:

• Maßnahmen bei etwaigen Datenschutzverletzungen;
• Zusammenarbeit mit den zuständigen Datenschutzbehörden;
• Erstellung und Pflege von Verarbeitungsverzeichnissen;
• Abstimmung bei etwaigen Löschungen personenbezogener Daten (gesetzliche Aufbewahrungsfristen, etc.);
• Einschaltung von Auftragsverarbeitern;
• Zusammenarbeit mit den jeweiligen Datenschutzbeauftragten;
• Verpflichtung aller mit der Datenverarbeitung beschäftigen Personen zur Wahrung der Vertraulichkeit.

Anlage 2: Verantwortliche B